訂艙操作
1.托運人傳真托運單給被托運人，內容上必須注明：
SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFYPARTY、具體目的港、件數、毛重、尺碼、運費條款（預付、到付、第三地付款）、貨物品名、出貨日期、其它要求如熏蒸、報關、報驗等等。
2.被托運人按照托運人托單上的要求配船，并發送配船通知給托運人。配船通知上會注明船名、提單號、送貨地址、聯系電話、聯系人、最遲送貨時間、入港時間。并要求托運人務必按所提供信息送貨，在最遲送貨時間以前入貨。
3.托運人進行貨物通關事宜，確保貨物能夠順利出運。
4.在裝船前一天被托運人傳真提單確認件給托運人，請托運人盡量在裝船以前確認回傳，否則可能影響正常簽發提單。開船以后，被托運人在收到托運人提單確認件一個工作日內簽發提單，并結清相關費用。
5.貨物出運后，被委托人應提供目的港代理資料、二程預配信息給托運人，托運人可根據相關資料聯系目的港清關提貨事宜。
洽談與托運
隨著國際貿易的迅速發展和運輸服務的不斷延伸，集裝箱的拼箱運輸被廣泛地采用，但拼箱運輸不同于整箱運輸，它的運輸要求有其特殊性，獨立性，現將在實際操作過程中遇到的一些問題在這里提出和大家共商討。
1、拼箱貨一般不能接受指定
某具體船公司，船公司只接受整箱貨物的訂艙，而不直接接受拼箱貨的訂艙，只有通過貨運代理（個別實力雄厚的船公司通過其物流公司）將拼箱貨拼整后才能向船公司訂艙，幾乎所有的拼箱貨都是通過貨代公司“集中辦托，集中分撥”來實現運輸的，華東地區的拼箱集散港基本上為上海港。一般的貨運代理由于貨源的局限性，只能集中向幾家船公司訂艙，很少能滿足指定船公司的需求，因此在成交拼箱貨時，盡量不要接受指定船公司，以免在辦理托運時無法滿足要求。
2、在與客戶洽談成交時，應特別注意相關運輸條款，以免對方的信用證開出后在辦理托運時才發現無法滿足運輸條款。日常操作中我們時常遇到L/C規定拼箱貨運輸不接受貨運代理的提單，因船公司不直接接受拼箱貨的訂艙，船公司的海運提單是出給貨代的，而由貨代再簽發HOUSEB/L給發貨人，如果L/C規定不接受貨代B/L，那么實際運輸辦理時就無選擇空間，就會造成L/C的不符。又如，我們在辦理運輸時，發現一份托單注明：GoodsmustbeshippedincontaineronLCLbasisandBillofLadingtoevidencehesameandtoshowthatallLCL.handlingcharges,THCanddeliveryorderchargesatthdportofdischargesareprepaid.從上面這段L/C的原文可以看出，收貨人將本應由他承擔的費用統統轉嫁到了發貨人身上，這是貿易洽談時發貨人與客戶并未就運輸條款詳細磋商所致。
3、拼箱貨的計費噸力求做到準確。拼箱貨交貨前，應要求工廠對貨物重量和尺碼的測量要盡可能地準確，送貨到貨代指定的倉庫存放時，倉庫一般會重新測量，并會以重新測量的尺碼及重量為收費標準。如遇工廠更改包裝，應要求工廠及時通知，不要等到貨送到貨代倉庫時，通過貨代將信息反饋回來，往往時間已經很緊，再更改報關單據，很容易耽誤報關，或產生加急報關費和沖港費等。
4、有些港口因拼箱貨源不足、成本偏高等原因，專做拼箱的貨代公司對貨量較少的貨物采取最低收費標準，如最低起算為2個運費噸，即不足2個運費噸，一律按2個運費噸計價收費。因此對貨量較小，港口較偏的貨物在成交時要多考慮到一些這樣的因素，以免日后被動。
5、對于一些航線及港口較偏僻，并且客戶提出要交貨到內陸點的拼箱貨物，成交簽約前最好先咨詢，確認有船公司及貨代公司可以承接辦理這些偏僻港口、內陸點交貨及相關費用后再簽約。
6、眼下為配合“入世”，各地海關對敏感性和受商標產權保護的商品將重點查驗。對于涉及知識產權的貨物，應提前填妥"知識產權申報表"，無論有無品牌，也無論是本公司或工廠注冊的商標，還是客戶定牌．都應事前準備妥相關的注冊商標的資料或客戶的授權書；對于貨物品種繁多，一票托單中有多種不同類型的商品，制單時應詳盡羅列各種貨名及貨號，不要籠統用一個大類商品編碼代替，報關時會引起海關的疑問，被查驗時發現與實際貨物不符，帶來不予放行的麻煩。
貨運單證
無論是進口或出口拼箱貨物，從總的流程上均可分為以下三種流程：貨物流，指貨物從生產倉庫經過各種運輸環節最終到達收貨人的倉庫或工廠；資金流，指貨物從運輸的起點到終點所發生的各種費用，包括貨款，陸運費、海運費、倉儲費、港雜費等；信息流，指反映貨物在不同運輸階段所處的內在質量和外包裝及位移所產生的各種變化。在信息流中，單證的傳遞是很重要的一個方面。
進出口拼箱貨運單證在其整個傳遞過程中有三個重要階段，一、出口報關，訂艙階段；二、CFS接貨、裝箱及集港裝船階段；三、貨物離港及到目的港，通關、提貨階段。
一、出口報關，訂艙階段
主要單證有：1．訂艙委托書；2．報關委托書(貨主自報關可省略)；3．報關單；4．商業發票；5．裝箱單、重量單；6．出口許可證；7．商檢證；8．產地證明書；9．保險單；10．出口拼箱貨物裝箱準單及其它相關單據。用其確定該票貨物的如下屬性：
(一)物理屬性：1．品名；2．毛重；3．體積；4．件數與包裝；5．標記和號碼。
(二)運輸屬性：1．發貨人；2．收貨人；3．通知人；4．船名、航次；5．裝貨港；6．卸貨港；7．目的地；8.運輸交接方式；9．運費支付方式。
(三)法律屬性：1．是否符合出口國有關法律規定；2．是否符合進口國有關法律規定；3．海關是否已同意出口放行。
拼箱公司作為承運方接貨承運，首先要注意該票貨的報關單據和委托書是否相符，是否一票一單；其次還要及時核對艙位配載情況，確保該票貨物按發貨人要求的航班及時間配載，最后通知CFS做好接貨準備。此時單證及相關信息的準確無誤十分關鍵，如發生問題要及時通知發貨人及相關部門。發貨人最好選擇有自己出口拼箱貨物裝箱準單及CFS的專業拼箱公司來代理出口運輸業務，如一時找不到該公司的準單，事后一定要告之該公司在準單的第四聯加蓋該拼箱公司的簽單章。