一、打制訂艙單
　　1. 訂艙單用下貨紙根據(jù)貨主提供的委托單制作。需要填制的項目有：SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFY 、POR、MARKS&NOS、QUANTITY、DESCRIPTION OF GOODS、GROSS WEIGHT IN KILOS、MEASUREMENT、TOTAL。
　　2. 打制完上述內容后，注明運輸條款。在訂艙單的右上角打上代理人的電話、傳真，并加蓋代理人方章，送至配載的船公司。
　　二、收到貨主正式單據(jù)后進行審單
　　1.單證必須齊全。
　　貨主必須提供的單據(jù)有：合同副本(售貨確認書、形式發(fā)票)、正本裝箱單至少一份、正本發(fā)票至少一份、正本出口收匯核銷單，出口貨物如需海關監(jiān)管條件還必須提供相應證件。
　　2.如果貨主提供的單據(jù)已繕制好，可以從以下方面審核：
　　A、合同、委托與裝箱單、發(fā)票上顯示的尺碼、重量是否一致。
　　B、合同、委托與裝箱單、發(fā)票上顯示的金額以及幣種是否一致(合同金額不小于發(fā)票金額)。
　　C、合同、委托與裝箱單、發(fā)票上顯示的發(fā)票號是否一致。
　　D、合同、委托與裝箱單、發(fā)票上顯示的合同號是否一致。
　　E、正本單據(jù)不許有任何涂改。
　　F、合同不能是手寫，否則用打字機重新繕制。
　　3.如果貨主提供的單據(jù)空白，可按下列項目繕制：
　　A、裝箱單主要填制的內容為麥頭、發(fā)票號碼、合同號、裝貨港、卸貨港、品名、規(guī)格、數(shù)量、毛重、凈重。
　　B、發(fā)票主要填制的內容為嘜頭、合同號、發(fā)票號、裝貨港、卸貨港、貨物描述、數(shù)量、單價、總價。